Digitalt skifte for økt stabilitet
Måten vi kommuniserer, innhenter informasjon, underholdes og arbeider er i endring. Det hele skjer stort sett via «skyen». Altså digitalt på internett. Også i regnskapsbransjen skjer det nå et digitalt skifte. I Wepe har over 350 ulike bedrifter nå blitt overført i nye digitale regnskapssystemer. Dette vil kanskje gjøre enhver IT-ansvarlig svett bare ved tanken. Det er en stor jobb, som krever god kjennskap til både den enkelte bedrift og forståelse for de ulike systemene. Men Wepes IT-ansvarlig, Kristine Garder Lysaker (38), er bare fornøyd.
Hvorfor valgte dere å gjøre dette?
– Vi hadde i en lang periode utfordringer rundt stabilitet i vårt mest sentrale økonomisystem. Dette hadde pågått i flere år med mange aktører og teknikere inne. Ingen klarte å løse utfordringene. I tillegg hadde vi lyst til å løfte deler av byrået opp i “skyen” og vi følte at tiden var inne.
Har det vært utfordrende?
– Selve prosessen har gått veldig fint, alle var så lei av at ting ikke fungerte så det kunne bare bli bedre, ler Kristine.
Det er ikke alle regnskapskontorer som er så heldige å ha en egen IT-ansvarlig. Men med en kundemasse som Wepes, er det helt nødvendig. Kristine (37) er utdannet fra BI og har jobbet i Wepe i 10 år. Allerede før det hadde hun lang erfaring innen arbeid med økonomisystemer.
– Etter studiet fikk jeg jobb i Visma der jeg jobbet i 4 år med support på økonomisystem og mot Visma forhandlere. Deretter jobbet jeg 2 år i ØkonomiBistand AS. Der drev jeg salg av økonomisystem og prosjektledelse ved implementering av Visma sine løsninger hos kunder.
Bjørkelangingen forteller at hun fikk jobb i Wepe i 2009 da hun ble mamma for første gang, og hadde et ønske om å slippe og pendle til jobb.
– Jeg kontaktet May-Britt og de hadde behov for en It-ansvarlig, jeg fikk jobben og her er jeg fortsatt, smiler hun. Og legger til at det så langt har gått fint å jobbe i samme firma som ektemannen Anders.
Kundetilpassede regnskapssystemer
Av de omlag 600 kundene til Wepe, er det omlag 350 som har gjennomgått et systembytte. Hvilke bedrifter som bytter, avhenger av størrelse og behov. Fortsatt er mange av de største kundene i serverbaserte systemer som Visma, men kobles på moderne rapporteringsløsninger, attestasjonsløsninger og lignende. Hver enkelt kunde har sine bestemte behov. I regnskapssammenheng hadde det da kanskje vært enklere om kunden tilpasset seg regnskapssystemet, og ikke omvendt. Men hos Wepe står kunden i sentrum. Det har de alltid gjort, uavhengig av system.
– Vi skreddersyr løsninger for kundene ut i fra størrelse og behov. Ingen er for liten og ingen er for stor, kommenterer Roar Ness, fagansvarlig i Wepe.
– Ja, i Wepe er vi opptatt av å kjenne kundene våre, og håper på den måten at vi kjenner behovet. Jeg bestemmer ikke hvilke systemer kundene skal føres i, men er i dialog med både kunder og ansatte for råd der det trengs, sier Kristine som selv står i første rekke ved implementering av de nye systemene.
Hvordan går dere fram når dere skal «skreddersy» løsninger til ulike kunder?
– I prosessen med bytter er det alltid en god dialog mellom kunden, saksbehandler hos oss og meg som IT-ansvarlig for å komme fram til beste valg av løsning for alle parter. Kundeinvolvering er viktig hele veien og er noe vi i Wepe er opptatt av i alle prosesser.
Er det noen systemer som brukes mer enn andre?
– Da vi først startet prosessen hadde vi besøk av flere aktører for å se på ulike løsninger, forklarer Kristine. – Vi var en gruppe som til slutt bestemte at PowerOffice Go var der vi ønsket å samle flest kunder. Men det er viktig å presisere at vi har flere andre systemer også. Både i sky og serverbaserte løsninger.
Hvordan har arbeidshverdagen din endret seg som følge av disse endringene?
– Før var den største utfordringen at ingen fikk gjort noe med de tekniske problemene, dette skapte frustrasjon i alle ledd. I dag er problemene enklere å løse enn tidligere. Nå er det ofte snakk om funksjonalitet og ønsker, noe som er enklere å imøtekomme.
Les også: Eiendomsforvalter i Oslo med regnskapsfører på Bjørkelangen
Kunder positive til skybaserte løsninger
For mange kan dette kanskje virke nytt og skremmende. Med nye systemer kommer nye rutiner både for kunder og ansatte. Og rutiner kan være vonde og vende.
Er det mange som vegrer seg for å ta systemene i bruk?
– Noen er mer nysgjerrige på nye systemer enn andre, men alt i alt opplever jeg mye positivitet knyttet til endringene blant både kunder og ansatte. Min rolle er å hjelpe til og legge til rette. Vi ønsker å ha dialog med kunden og forklare det mest sentrale i systemene, slik at de kan følge med og godkjenne det som skal godkjennes.
Det er ingen tvil om at skybaserte løsninger forenkler hverdagen til både bedrifter og arbeidsgivere. Ikke bare kan man få tilgang til hele regnskapet direkte på mobil og nett, løsningene er også stabile og enkle å oppgradere. De er brukervennlige og gir et overblikk over bedriftens resultater allerede ved pålogging
Oslokunde PW Johnsen Eiendom legger ikke skjul på sin begeistring.
– Wepe bruker de gode systemene vi trenger. Jeg og mine kollegaer er for eksempel avhengige av å raskt kunne finne fram bilag. Det er ingen sak i dag med et stabilt, enkelt og skybasert system som Poweroffice GO.
For frisørsalongen KLIPP på Bjørkelangen, gjorde de skybaserte løsningene sammenslåingen av to enkeltmannsforetak mye enklere. – Vi har flyttet alt over på i étt og samme skybaserte system. Og har fått alle leverandører til å sende fakturaene rett inn i systemet, forteller Therese Amundrød.
Jan Birger Holth i Holth Skogsdrift AS er også godt fornøyd med de nye systemene som gir han mulighet til å følge utviklinga hele veien.
– Jeg syns det er moro å følge med på kurvene. Med de nye digitale systemene Wepe har tatt i bruk er det veldig greit. Jeg kan enkelt gå inn å se om jeg har nådd omsetningsmålet jeg har satt meg, og sjekke kostnader opp mot pristilbud jeg har gitt. Og så er det fint å se hvor mye jeg har å gå på, om jeg får inn en type oppdrag som er litt større. Wepe hjelper meg å drive riktig og bra. Det er jeg takknemlig for, sier Holth.
Les også: Skogsdrift på grensen
Digitalt forberedt for pandemi
Under pandemien har de fleste typiske “kontorjobber” blitt tvunget til å ha kontor hjemme, noe som selvsagt også påvirker Wepe i stor grad.
– Det snakkes om det digitale skiftet i regnskapsbransjen og da pandemien kom var jeg veldig glad for at vi allerede var såpass digitale, sier Kristine med en lettelsens sukk.
– Vi har fortsatt utviklingspotensiale og dette er noe jeg jobber daglig med. Men alle kunne få med seg PC-skjermer hjem og jobbe hjemmefra. Og gode servere på huset og vår infrastruktur gjør at både serverbaserte- og webkunder betjenes godt fra hjemmekontoret.
Er flere blitt flinkere til å ta i bruk løsningene nå som de «må» tenker du?
– Ja, jeg tenker at man har blitt flinkere til å tenke helelektronisk lagring og utnytte dette mer enn før. Men den største endringen er vel at vi har blitt flinkere til å holde digitale møter på Teams.
IT-ansvarlig i Wepe, Kristine Garder Lysaker, bor på Rømskog sammen med Anders og de tre barna.
Mer effektiv i den digitale “skyen” men savner kollegaene
Kristine er nok over gjennomsnittet begeistret for skybaserte løsninger. Og for hvordan det har vært et hjelpemiddel under pandemien. Men legger ikke skjul på at hun savner dagene på kontoret.
– På jobben er jeg mye i møter og rundt og hjelper til. Men på hjemmekontoret skjer alt fra spisestuebordet. Det er mye telefoner og teamsmøter. Fordelen er at man blir effektiv og mindre forstyrret, men jeg savner kollegaene og hverdagen på kontoret. Forteller hun, og sier hun ler godt av kjappe og passende replikker.
– Jeg trives godt i Wepe. Jeg har mange gode kollegaer, det er et godt fagmiljø og engasjerte personer.
Hva gjør du for å koble av etter jobb?
– Jeg er sosial og aktiv og liker at det skjer noe, men det setter jo pandemien en stopper for det. Da blir det mer tid til joggeturer i skogen alene eller sammen en venninne. Det gir påfyll.
Og så ski om vinteren. Men jeg kobler også godt av med en god bok eller en god serie på tv.
Ønsker du å vite mer om våre skybaserte løsninger, ta kontakt med din kundebehandler.
