– Vi har vært igjennom en modernisering på mange områder. Ikke bare har vi begynt å bruke Poweroffice GO, men vi har også digitalisert søknadskjemaet vårt og fornyet telefonsystemet. Alt dette er en del av et større bilde for å gjøre ting digitalt. Jeg opplever at vi jobber smartere nå enn før, sier administrasjonsleder ved Oslo Private Gymnasium, Åse Kjelsbøl Huse.
Så potensial
Oslo Private Gymnasium er en privat, videregående skole, som ligger i Oslo. Den ble stiftet i 1989 og har siden den gang opparbeidet seg et rennommé for å være en solid utdanningsinstitusjon, som holder et høyt faglig nivå og kan vise til gode resultater. Den tilbyr linjevalg i realfag, økonomi og internasjonal kommunikasjon, og elevene tilbys tett oppfølging i små klasser.
Til tross for at mye fungerte godt ved skolen da Åse Kjelsbøl Huse ble ansatt der i 2019, oppdaget hun raskt at det var mye som kunne gjøres mer effektivt. Hun kom rett fra en stilling som analytiker i Vinmonopolet og var vant til å jobbe digitalt.
– Ved Oslo Private Gymnasium gjorde man ting mye mer manuelt. Så vidt jeg vet betalte man faktura i nettbanken en gang i uken, puttet kvitteringene i en konvolutt og sendte dem til Wepe i posten. Vi mottok masse post. Ting måtte scannes inn, fakturaer ble printet ut og satt i permer. Det var sløsing av papir. Og det var ikke bærekraftig.
Skolen tar kun inn 66 nye elever hvert år, men mottar et stort antall søknader. Også disse ble håndtert manuelt.
– Først søkte de på papir og sendte søknaden i posten. Deretter kom søknadene på mail, som måtte printes ut. De var vanskelig å sammenfatte og sammenligne, sier administrasjonslederen.
Flyttet regnskapet til skyen
Vendepunktet kom høsten 2019. I et møte med Wepe, som skolen lenge hadde samarbeidet med, spurte Åse om det var andre måter å løse disse oppgavene på. Daglig leder i Wepe Anders Lysaker og regnskapsfører Line Borstad introduserte skolen for Poweroffice GO.
Poweroffice GO er et skybasert regnskapssystem, som gir brukerne et komplett verktøy for å håndtere blant annet regnskap, fakturaer, lønn, utlegg, ferie og fravær. For Åse var det et godt alternativ til måten skolen hadde jobbet på tidligere.
– Vi startet med Poweroffice GO i januar 2020 og skulle da fakturere elevpenger gjennom dette systemet. Det var litt klabb og babb til å begynne med, men vi fikk god hjelp. Samarbeidet med Wepe fungerer veldig bra. De har fantastisk serviceinnstilling! De har gjort arbeidshverdagen enklere, sier hun.
Har bedre oversikt
Den første tiden hadde Åse hyppig kontakt med Wepe og fikk tett oppfølging. Nå er kontaktfrekvensen redusert. Skolen håndterer systemet på egenhånd og tar kun kontakt med Wepe ved behov.
– Digitaliseringen har gjort at vi har mye bedre oversikt over skolens økonomi og drift. Det gir oss en helt annen mulighet til å gjøre økonomisk oppfølging man er hands on på alle ting i Poweroffice GO. Der har man rapporter, kan følge hovedboken, resultatregnskap, følge utviklingen fra måned til måned. Det gjør det mer forutsigbart og lettere å planlegge, sier Åse.
Og det har vært viktig for henne. Som administrasjonsleder for en liten skole, har hun ansvaret for budsjetter og avtaler, kontrakter og pensjonsordninger. Da er det godt å ha gode systemer og å kunne få ekstern hjelp når man trenger det.
– Vi er jo en liten videregående skole med få ansatte, så vi har ikke ressurser til å ta oss av dette som har med regnskap å gjøre. Vi har ikke noen egen økonomiperson her, så for oss er det fantastisk å ha Wepe å samarbeide med. De har høy kompetanse både i spørsmål om lønn, permisjoner, og arbeidsavtaler, og det er en kompetanse som vi kan benytte oss av. De er en sparringspartner. Det er viktig for meg når jeg er alene om dette på skolen.
Møtte økonomistudentene
Samarbeidet mellom Oslo Private Gymnasium og Wepe strekker seg også utover dette. Våren 2022 var fire av Wepes konsulenter på skolebesøk og fikk snakke med økonomistudenter fra VG2 og VG3 om hva det innebærer å jobbe som regnskapsfører.
– Det var veldig morsomt for oss, forteller Line Borstad i Wepe.
– Sondre, som startet som trainee hos oss, og som er nærmest ungdommene i alder, fortalte om sitt utdanningsløp; hvorfor han endte som regnskapsfører og ikke revisor, hvilke valg han gjorde fra videregående og frem til i dag. I tillegg viste vi elevene hvordan man praktisk jobber med regnskap i Poweroffice GO. Elevene lærte om merverdiavgift den uken vi var der, så vi viste de hvordan moms behandles i Poweoffice GO.
«Men hva med digitaliseringen??»
Elevene hadde mange spørsmål. Et av dem var nettopp om digitalisering. For hva skal man med regnskapsførere som alt digitaliseres? Kan ikke Poweroffice GO gjøre jobben?
– Da kom vi igjen inn på vår rådgiverrolle. At vi gjør så mye mer enn å bare bokføre bilag, sier Line. For oss var det viktig å vise frem hvordan man jobber i praksis i et regnskapssystem.
Arbeidet fortsetter
For Oslo Private Gymnasium, fortsetter arbeidet med å digitalisere og effektivisere skolens administrasjon. Fremover nå vurderer Åse å legge inn en HR-funksjon i Poweroffice GO og samle jobb- og arbeidsavtaler der.
– Vi har fortsatt litt å gå på med tanke på digitalisering. Line og Wepe er flinke til å komme med innspill og forslag, som jeg kan dra nytte av, sier Åse.
